SKRIFSTOFUÞJÓNUSTA AUSTURLANDS
Skrifstofuþjónusta Austurlands

Hlutverk bókara

Eftirfarandi kynning á starfi bókara á við um alla þá sem stunda bókhald í þágu fyrirtækja, jafnt launaðra hjá stærri félögum og þá sem selja þjónustu sína í verktöku. Allt sem hér er skráð miðast við bókara sem eru hlutverki sínu vaxnir og njóta óskoraðs trausts yfirmanna sinna og samstarfsfólks.

  • Bókarinn er hægri hönd stjórnandans. Hann sér um alla skráningu fjárhagslegra upplýsinga og er því lykilmaður þegar taka þarf upplýstar ákvarðanir sem varða fjármál fyrirtækisins.
  • Bókarinn er traustur liðsmaður stjórnandans. Bókari sem ekki nýtur trausts stjórnanda ætti að bera annað starfsheiti.
  • Reglubundin samskipti og tíðir fundir stjórnanda með bókaranum tryggja gagnkvæmt traust og öruggt flæði upplýsinga og gagna milli þeirra.
  • Bókhaldsgögn bera ekki alltaf með sér fullnægjandi upplýsingar og ætti bókarinn þá að hafa greiðan aðgang að stjórnanda til frekari útskýringa á gögnum, til dæmis í eftirfarandi tilfellum:
    • Greiðslutilhögun.
    • Kostnaðarvara eða endursöluvara.
    • Varðar kostnaðurinn rekstur
      • fólksbifreiða,
      • sendibifreiða
      • annarra rekstrareigna
    • Bókarinn þarf að fá uppflettiaðgang að banka- og viðskiptayfirlitum lánardrottna.
    • ÍS-lykill er mikilvægur til að samskipti við opinbera aðila verði sem greiðust.
    • Þegar bókari sér um launaútreikninga þurfa ákvarðanir um kjör, vinnutíma og launatengda liði að liggja fyrir nokkrum dögum fyrir útborgunardag.
    • Bókari sem annast sölureikningagerð þarf einnig glöggar upplýsingar um viðskiptavin (kaupanda), það sem selt er, verð þess og greiðslukjör ásamt öðrum skýringum.
    • Vel unnið bókhald er mikilvægt stjórntæki og veitir stuðning við stefnumótun og stórar ákvarðanir.
    • Gott bókhald er grundvöllur að traustum samskiptum við skattyfirvöld, endurskoðendur og aðra sem lögum samkvæmt þurfa upplýsingar um hag félagsins hverju sinni.
    • Bókarinn starfar eftir lögum um bókhald, lögum um ársreikninga og skattalögum. Mikilvægt er fyrir eigandann/stjórnandann að kynna sér grunnatriði þeirra lagabálka til að skilja starfsumhverfi bókarans.
    • Bókarinn hefur sérþekkingu sem fyrirtækið og stjórnendur þesss ættu að nýta sem best.
    • Náið samband við bókarann er mikilvægt ef bókhaldið á að sýna rétta stöðu og afkomu félagsins á hverjum tíma.
    • Öllum samningum og skuldbindingum sem varða fjárhag fyrirtækisins þarf að skila til bókunar strax eftir gerð þeirra.
    • Bókari getur ekki jafnframt verið fjármálastjóri. Undantekningar frá því ættu að vera neyðartilvik.
    • Fyrirtækið er hluti af samfélaginu. Bókhald fyrir eiganda og bókhald fyrir ytri aðila (skattinn) er eitt og hið sama.
    • Vanskil kosta bókarann aukna vinnu, (allt upp í tvöfaldan vinnutíma). Hagið því fjármálum fyrirtækisins þannig að handbært fé sá jafnan fyrir hendi til greiðslu reikninga á réttum gjalddögum.
    • Ef eigandinn sér sjálfur um bókhald er gott að hann átti sig sjálfur á ofangreindum hlutverkum sínum og tilgangi bókhalds.
    • Bókhald skal unnið í rauntíma. Bókhald sem unnið er eftirá, svo nemur mánuðum eða árum er erfiðisvinna. Bókhald sem unnið er jöfnum höndum er leikur einn.
    • 37. grein laga nr. 145/1994 um bókhald hljóðar svo:

Svofelld háttsemi bókhaldsskylds manns eða fyrirsvarsmanns lögaðila telst ætíð meiri háttar brot gegn lögum:

  • Ef hann færir ekki tilskilið bókhald fyrir sjálfan sig eða lögaðila þannig að hann uppfylli ekki kröfur laga í meginatriðum.
  • Ef hann varðveitir ekki fylgiskjöl eða önnur bókhaldsgögn eða gerir það á svo ófullnægjandi hátt að ógerningur sé að rekja bókhaldsfærslur til viðskipta og byggja bókhaldsbækur og ársreikning á þeim.
  • Ef hann rangfærir bókhald eða bókhaldsgögn, býr til gögn sem ekki eiga sér stoð í viðskiptum við aðra aðila, vantelur tekjur kerfisbundið eða hagar bókhaldi með öðrum hætti þannig að gefi ranga mynd af viðskiptum og notkun fjármuna, enda varði brotið ekki við 158. gr. almennra hegningarlaga.
  • Ef hann eyðileggur bókhald sitt eða lögaðila, í heild eða einstakar bókhaldsbækur, skýtur þeim undan eða torveldar aðgang að þeim með öðrum hætti. Sama á við um hvers konar bókhaldsgögn sem færslur í bókhaldi verða raktar til.
  • Ef hann lætur undir höfuð leggjast að semja ársreikning í samræmi við niðurstöður bókhalds, eða ársreikningur hefur ekki að geyma nauðsynlega reikninga og skýringar eða er rangfærður að öllu leyti eða hluta, enda varði brotið ekki við 158. gr. almennra hegningarlaga.

Sama á við ef maður aðstoðar bókhaldsskyldan mann eða fyrirsvarsmann lögaðila við þau brot sem lýst er í 1.–5. tölul. eða stuðlar að þeim á annan hátt.

   Sigurjón Bjarnason

HAFÐU SAMBAND

Ertu með spurningar eða verkefni sem þarfa að leysa?
Hafðu þá samband við okkur og við aðstoðum þig við að greiða úr vandanum.

Hafa samband

Skrifstofuþjónusta Austurlands ehf | Fagradalsbraut 11 | 700 Egilsstaðir | S: 471 1171 | This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. | kt: 671005-0740 | vsk nr: 88335

PES | Vefum & hönnum