Nýlega lýsti ég nauðsyn náins samstarfs framkvæmdastjóra og bókara, ef bókhaldið á að koma að gagni.

Við bókarar stöndum gjarna frammi fyrir spurningum viðskiptavina um hvaðeina sem varðar ákvarðanir í rekstrinum, einkum tengt skattamálum en einnig viðkomandi bankaviðskiptum og ávöxtun eigna.

Þá vakna spurningin: Hvað er bókhald?

Þegar við störfum að bókfærslu byggjum við á fyrirliggjandi gögnum. Þau þurfa að vera glögg og veita upplýsingar um tilfærslu fjármuna í rekstrinum.

Auk gagna fyrirtækisins þurfum við að þekkja lagareglur varðandi skattarétt, félagarétt og að sjálfsögðu lög um bókhald. Þessu þarf eigandi rekstrarins að geta treyst svo að vinna okkar sé honum einhvers virði.

Bókhaldsvinna er hins vegar ekki að benda mönnum á heppilegar leiðir í viðskiptum með tilliti til lagaumhverfis. Þá er bókarinn orðinn ráðgjafi auk bókarastarfsins. Auðvitað er staðreyndin sú að oft er leitað til bókarans áður en ákvarðanir eru teknar í rekstrinum og hann getur upplýst um ýmsa möguleika. En þá er hann kominn í ráðgjafahlutverkið og ekkert nema gott um það að segja.

En eigi að síður verður hann að vera meðvitaður um eðli bókhaldsvinnunnar sjálfrar. Henni má jafna við starf sagnfræðinga. Þeir byggja eingöngu á orðnum hlutum skrásetningu þeirra og birtingu. Við bókarar erum bókarar þegar við vinnum úr fyrirliggjandi gögnum, skráum þau og flokkum.

Svo erum við beðin um að bregða okkur í upplýsinga- og ráðgjafahlutverkið. Það er sjálfsagt að verða við slíku ef við teljum okkur vera þess umkomin. Það lífgar líka upp á starfið, en þá erum við að hvíla okkur á bókhaldinu um leið og við veitum viðskiptavininum annars konar aðstoð.   

Sigurjón Bjarnason

Eftirfarandi kynning á starfi bókara á við um alla þá sem stunda bókhald í þágu fyrirtækja, jafnt launaðra hjá stærri félögum og þá sem selja þjónustu sína í verktöku. Allt sem hér er skráð miðast við bókara sem eru hlutverki sínu vaxnir og njóta óskoraðs trausts yfirmanna sinna og samstarfsfólks.

• Bókarinn er hægri hönd stjórnandans. Hann sér um alla skráningu fjárhagslegra upplýsinga og er því lykilmaður þegar taka þarf upplýstar ákvarðanir sem varða fjármál fyrirtækisins.
• Bókarinn er traustur liðsmaður stjórnandans. Bókari sem ekki nýtur trausts stjórnanda ætti að bera annað starfsheiti.
• Reglubundin samskipti og tíðir fundir stjórnanda með bókaranum tryggja gagnkvæmt traust og öruggt flæði upplýsinga og gagna milli þeirra.
• Bókhaldsgögn bera ekki alltaf með sér fullnægjandi upplýsingar og ætti bókarinn þá að hafa greiðan aðgang að stjórnanda til frekari útskýringa á gögnum, til dæmis í eftirfarandi tilfellum:
  • Greiðslutilhögun.
  • Kostnaðarvara eða endursöluvara.
  • Varðar kostnaðurinn rekstur
    • fólksbifreiða,
    • sendibifreiða
    • annarra rekstrareigna
  • Bókarinn þarf að fá uppflettiaðgang að banka- og viðskiptayfirlitum lánardrottna.
  • ÍS-lykill er mikilvægur til að samskipti við opinbera aðila verði sem greiðust.
  • Þegar bókari sér um launaútreikninga þurfa ákvarðanir um kjör, vinnutíma og launatengda liði að liggja fyrir nokkrum dögum fyrir útborgunardag.
  • Bókari sem annast sölureikningagerð þarf einnig glöggar upplýsingar um viðskiptavin (kaupanda), það sem selt er, verð þess og greiðslukjör ásamt öðrum skýringum.
  • Vel unnið bókhald er mikilvægt stjórntæki og veitir stuðning við stefnumótun og stórar ákvarðanir.
  • Gott bókhald er grundvöllur að traustum samskiptum við skattyfirvöld, endurskoðendur og aðra sem lögum samkvæmt þurfa upplýsingar um hag félagsins hverju sinni.
  • Bókarinn starfar eftir lögum um bókhald, lögum um ársreikninga og skattalögum. Mikilvægt er fyrir eigandann/stjórnandann að kynna sér grunnatriði þeirra lagabálka til að skilja starfsumhverfi bókarans.
  • Bókarinn hefur sérþekkingu sem fyrirtækið og stjórnendur þesss ættu að nýta sem best.
  • Náið samband við bókarann er mikilvægt ef bókhaldið á að sýna rétta stöðu og afkomu félagsins á hverjum tíma.
  • Öllum samningum og skuldbindingum sem varða fjárhag fyrirtækisins þarf að skila til bókunar strax eftir gerð þeirra.
  • Bókari getur ekki jafnframt verið fjármálastjóri. Undantekningar frá því ættu að vera neyðartilvik.
  • Fyrirtækið er hluti af samfélaginu. Bókhald fyrir eiganda og bókhald fyrir ytri aðila (skattinn) er eitt og hið sama.
  • Vanskil kosta bókarann aukna vinnu, (allt upp í tvöfaldan vinnutíma). Hagið því fjármálum fyrirtækisins þannig að handbært fé sá jafnan fyrir hendi til greiðslu reikninga á réttum gjalddögum.
  • Ef eigandinn sér sjálfur um bókhald er gott að hann átti sig sjálfur á ofangreindum hlutverkum sínum og tilgangi bókhalds.
  • Bókhald skal unnið í rauntíma. Bókhald sem unnið er eftirá, svo nemur mánuðum eða árum er erfiðisvinna. Bókhald sem unnið er jöfnum höndum er leikur einn.
  • 37. grein laga nr. 145/1994 um bókhald hljóðar svo:

Svofelld háttsemi bókhaldsskylds manns eða fyrirsvarsmanns lögaðila telst ætíð meiri háttar brot gegn lögum:

• Ef hann færir ekki tilskilið bókhald fyrir sjálfan sig eða lögaðila þannig að hann uppfylli ekki kröfur laga í meginatriðum.
• Ef hann varðveitir ekki fylgiskjöl eða önnur bókhaldsgögn eða gerir það á svo ófullnægjandi hátt að ógerningur sé að rekja bókhaldsfærslur til viðskipta og byggja bókhaldsbækur og ársreikning á þeim.
• Ef hann rangfærir bókhald eða bókhaldsgögn, býr til gögn sem ekki eiga sér stoð í viðskiptum við aðra aðila, vantelur tekjur kerfisbundið eða hagar bókhaldi með öðrum hætti þannig að gefi ranga mynd af viðskiptum og notkun fjármuna, enda varði brotið ekki við 158. gr. almennra hegningarlaga.
• Ef hann eyðileggur bókhald sitt eða lögaðila, í heild eða einstakar bókhaldsbækur, skýtur þeim undan eða torveldar aðgang að þeim með öðrum hætti. Sama á við um hvers konar bókhaldsgögn sem færslur í bókhaldi verða raktar til.
• Ef hann lætur undir höfuð leggjast að semja ársreikning í samræmi við niðurstöður bókhalds, eða ársreikningur hefur ekki að geyma nauðsynlega reikninga og skýringar eða er rangfærður að öllu leyti eða hluta, enda varði brotið ekki við 158. gr. almennra hegningarlaga.

Sama á við ef maður aðstoðar bókhaldsskyldan mann eða fyrirsvarsmann lögaðila við þau brot sem lýst er í 1.–5. tölul. eða stuðlar að þeim á annan hátt.

   Sigurjón Bjarnason

Sagan er um bókara sem hefur ráðið sig til félags án þess að á hann séu lagðar skyldur skoðunarmanns eða endurskoðanda.

Bókarinn vinnur sitt starf af samviskusemi, kynnir sér reglur um reikningshald og kappkostar að fara eftir þeim. Yfirmenn hans eru stjórn félagsins og framkvæmdastjóri eftir atvikum.

Hluti af starfssviði hans er að semja ársreikning fyrir félagið. Byggir bókarinn ársreikninginn á því bókhaldi sem hann hefur sjálfur fært og fylgir reglum sem birtar eru í lögum um ársreikninga.

Félaginu er ekki skylt samkvæmt ársreikningalögum að láta félagskjörinn endurskoðanda eða skoðunarmann yfirfara bókhald eða ársreikning og stjórn þess treystir bókaranum til að ljúka verkinu, enda unnið í nánu samstarfi við hana.

Stjórn félagsins felur bókaranum að skila ársreikningunum til þar til bærra stjórnvalda.

Stjórnvaldið hafnar ársreikningnum. Ástæða: Áritun skoðunarmanns eða endurskoðanda vantar.

Með höfnun þessari er stjórnvaldið að krefjast þess að aðili, sem hvergi hefur komið nærri bókhaldi félagsins áriti ársreikning sem byggður er á því. Gefinn er kostur á því að bókarinn verði endurskoðandi eða skoðunarmaður bókhalds sem hann hefur sjálfur unnið. Stjórnvald leggur til að félagið haldi félagsfund þar sem slíkt kjör skuli fara fram.

Verði farið þessum fyrirmælum er bókarinn sviptur sjálfsögðum höfundarrétti, og félaginu gert skylt að skila ársreikningi sem annað hvort er

• áritaður af skoðunarmanni eða endurskoðanda sem hvergi hefur komið nálægt bókhaldi félagsins, eða það sem verra er
• áritaður af skoðunarmanni bókhalds sem hann hefur sjálfur unnið og ætti því að vera vanhæfur til að yfirfara.

Nú er svo komið í réttarframkvæmd að verði einstaklingi það á að árita eigin verk (ársreikning) án þess að vera kjörinn skoðunarmaður eða endurskoðandi, verður afurð hans hafnað á opinberum vettvangi. Jafnframt er annar aðili kallaður til áritunar án þess að hann viti endilega mikið um hvað málið snýst.

Spurningar vakna um tilgang þessarar tilhögunar:

• Telja stjórnvöld þetta stuðla að auknum áreiðanleika reikningsskila?
• Hafa komið upp dæmi þar sem bókarar hafa með áritun sinni valdið félaginu tjóni eða gefið hinu opinbera rangar eða villandi upplýsingar?
• Félagið fellur ekki undir endurskoðunarskyldu samkvæmt ársreikningalögum. Því er þá krafist áritunar skoðunarmanns eða endurskoðanda?
• Er notandi ársreiknings betur settur með áritun aðila sem hvergi hefur komið nálægt gerð hans en hins sem þekkir gjörla á hvaða grundvelli hann er byggður?
• Hver er réttur höfundarréttur bókarans?
• Hver er réttur hans til starfsins, sem hann hefur unnið af trúmennsku í þágu yfirmanna, en verður nú að setja í annarra hendur, gangist hann ekki undir það að gerast skoðunarmaður eigin bókhalds?
• Hver er réttur félagsins til að velja þann einstakling sem það treystir til að vinna reikningsskil sín og ársreikning óháð því hver kjörinn hefur verið til endurskoðunar sömu reikningsskila?
• Er félaginu skylt að kalla til áritunar félagskjörinn endurskoðanda eða skoðunarmann, án þess að hann kanni hvað liggur að baki henni?
• Eða er því skylt að ráða þann sem kjörinn hefur verið endurskoðandi eða skoðunarmaður til þess að vinna bókhald þess?
• Nú kemur upp trúnaðarbrestur í garð bókarans sem jafnframt er kjörinn skoðunarmaður. Verður þá félagsstjórn að kaupa þjónustu ytri aðila til að ganga úr skugga um réttmæti bókhalds og ársreiknings?
• Öll stjórnvöld hljóta að vinna að almannaheillum. Á hvern hátt er almenningur betur settur með tilhögun líka þessari?

Ekki er krafist svara við spurningum þessum, en þó þykir undirrituðum framanritað gefa tilefni til að varpa þeim fram og væri ekki verra að fá viðbrögð þeirra sem kunna svör við einhverjum þeirra.

Sigurjón Bjarnason.

Ákvæði 2. mgr. 53. greinar laga um tekjuskatt hljóðar svo:

“Ef sameignarfélagi … er breytt í hlutafélag þannig að eigendur í fyrrnefnda félaginu fái eingöngu hlutabréf í síðarnefnda félaginu sem gagngjald fyrir eignarhluta sína í félagi því sem slitið var, þá skal þessi breyting ekki hafa í för með sér skattskyldar tekjur fyrir eigendur sameignarfélagsins eða félagið sjálft. Við slíka breytingu skal hlutafélagið taka við öllum skattaréttarlegum skyldum og réttindum sameignarfélagsins.”

Ákvæði þetta er sambærilegt við ákvæði 56. greinar sem heimilar formbreytingu einkarekstrar í einkahlutafélag án skattalegra áhrifa, enda færast allar kvaðir og öll réttindi yfir í hið nýja félag.

Slík breyting getur komið sér vel þar sem einkahlutafélög bera lægri tekjuskattsprósentu en sameignarfélög og ef fyrirhugaðar fjárfestingar eru fjármagnaðar með hluta af hagnaði félagsins.

Undirritaður hefur reynslu af því að nýta fyrrgreindu heimildina án vandræða, ný kennitala einkahlutafélags fékkst í byrjun árs og sameignarfélagið tæmdist um leið, en þurfti þó að skila skattframtali næsta árs og þarnæsta, það síðara reyndar án hreyfinga.

Á síðari tímum er þetta þó ekki eins einfalt mál og áður. Á árinu 2007 voru sett ný lög um sameignarfélög nr 50/2007. Í 41. grein laganna um „framkvæmd skipta“ er meðal annars að finna ákvæði um innköllun krafna og tveggja mánaða frest til hennar. Jafnfram heimilar greinin áframhaldandi rekstur “að því marki sem æskilegt er með hliðsjón af uppgjöri eigna félagsins og skiptum þess”.

Ákvörðun um slit sem tekin er við áramót getur því ekki tekið gildi fyrr en í marsbyrjun vegna lögboðins frests til innköllunar.  Fyrr getur nýtt einkahlutafélag ekki yfirtekið eignir og rekstur eða fengið kennitölu þar sem það er stofnað með yfirtöku hreinna eigna sameignarfélagsins við slit. Nýtt einkahlutafélag sem stofnað er á grunni sameignarfélagsins fæst ekki skráð fyrr en slit hins síðarnefnda eru frágengin. Svo virðist sem formbreytingin sé óframkvæmanleg á sama hátt og um yfirtöku einkareksturs væri að ræða skv. 56. grein, en þá gildir efnahagur við árslok sem stofnefnahagsreikningur nýs einkahlutafélags.  

En hvað ef ákvörðun um skipti verður tekin í október miðað við formbreytingu um áramót?

Í fljótu bragði sýnist það vera lausnin, en þó vaknar lokaspurningin ef sameignarfélagið á að halda fullum rekstri til áramóta. Hvernig skal fara með þær kröfur sem myndast á hendur félaginu á þessum tveim síðustu rekstrarmánuðum? Þarf að hefja nýtt innköllunarferli vegna þeirra? Kannski er innköllunarskylda við slit ekki jafn „fortakslaus“ eins og ríkisskattstjóri orðar það gjarna í túlkun sinni.

Hjáleið?: Ef litlar sem engar eignir finnast í sameignarfélaginu gætu eigendur sameignarfélagsins fært reksturinn yfir á eigin kennitölur sem hefðu reksturinn með höndum a.m.k. í eitt heilt almanaksár. Að því búnu stofnað tvö (eða fleiri) félög upp úr einkarekstri samkvæmt 56. grein tekjuskattslaga.  Enn síðar færi svo fram samruni tveggja einkahlutafélaga. Virðist ansi löng og dýr krókaleið og tilgangslaus ef væntanlegur hagnaður er ekki hugsaður til fjárfestinga í rekstrinum. 

Sigurjón Bjarnason